E-mail-fejlmeddelelser

For at sikre vores systemsikkerhed og en høj leveringsrate for alle brugere, kontrollerer vores spamfilter udgående meddelelser for bestemte kendetegn. Hvis din e-mail er blevet blokeret, skyldes det ofte tekniske detaljer, der kan true omdømmet for vores mailserver.

Sådan optimerer du din e-mail for en problemfri afsendelse:

• Emnelinje: Brug en sigende emnelinje. Undgå at lade den stå tom eller at begynde/afslutte med specialtegn som ? eller !.

• Modtagerfelter: Udfyld altid mindst én primær modtager i feltet „Til“ (To). Rene BCC-udsendelser virker ofte mistænkelige for filtre.

• Links & URL’er: Link gennemsigtigt. Brug ikke URL-shorteners, og sørg for, at den viste linktekst passer til den faktiske destination.

• Teknisk renhed: Sørg for korrekte header-værdier (From, Reply-To osv.) i henhold til gængse e-mailstandarder (RFC). Forældede e-mailprogrammer eller fejlkonfigurationer i klienten kan give problemer her.

• Listehygiejne: Behandl returforsendelser (bounces) med det samme, og fjern ugyldige adresser fra dine distributionslister.

• Tip til fejlsøgning: Se på kildekoden til din e-mail (i webmail via højreklik -> „Vis kilde“), for direkte at identificere tekniske uoverensstemmelser.

Vi beder om forståelse for, at vi af sikkerhedshensyn ikke kan give detaljerede indsigter i vores filterlogik, så beskyttelsen mod spam kan holdes høj permanent.

For at dine e-mails pålideligt når frem, er en ren modtagerliste afgørende. Hvis vores system registrerer, at beskeder gentagne gange ikke kan leveres, aktiveres en beskyttelsesmekanisme.

Hvad er der sket?

Mindst én af de modtageradresser, du bruger, findes ikke længere, eller modtagerens postkasse er permanent blokeret. For at beskytte omdømmet for din adgang (og vores mailservere) har vores system midlertidigt afbrudt afsendelsen til disse specifikke adresser.

Vi anbefaler følgende trin:

• Tjek detaljer: Du modtager fra os en separat besked (bouncemail). Her er de berørte e-mailadresser angivet helt præcist.

• Rens adresselisten: Fjern venligst disse adresser fra din distributionsliste, eller ret eventuelle tastefejl.

Hvorfor er det vigtigt?

Konstante fejlforsøg på ugyldige adresser får store udbydere (som Gmail eller Outlook) til generelt at klassificere dine e-mails som spam. Gennem den midlertidige spærring beskytter vi din leveringsrate.

Vores system sænker midlertidigt modtagelsen af mistænkelige e-mails, hvis der inden for et meget lille tidsvindue registreres et usædvanligt højt antal af lignende beskeder. Dette er en vigtig beskyttelsesmekanisme mod automatiserede spam- og phishingforsøg.

Hvad du kan gøre nu:

• Tålmodighed: Da der er tale om en midlertidig sænkning, bliver mailen ofte leveret med tidsforsinkelse, når afsendelsesvolumenet af lignende e-mails igen falder.

• Kontroller afsendelsesmængden: Hvis du sender et nyhedsbrev eller serie-mails, så fordel afsendelsen ideelt over en længere periode.

• Kontrollér indholdet: Sørg for, at din e-mail ikke har typiske spam-kendetegn.

For at sikre vores systemers sikkerhed og en høj leveringsrate for alle brugere, kontrollerer vores spamfilter udgående beskeder for bestemte kendetegn. Hvis din e-mail er blevet blokeret, skyldes det ofte tekniske detaljer, som kan true omdømmet for vores mailserver.

Mulige årsager til blokeringen:

• Mistænkeligt afsendermønster: Fra din adresse er der for nylig blevet sendt et usædvanligt stort antal beskeder, som er blevet klassificeret som spam.

• Indhold: Dine mails har kendetegn, som minder meget om tidligere spam-/phishing-mails.

Sådan optimerer du din e-mail til en problemfri afsendelse:

• Emnelinje: Brug en sigende emnelinje. Undgå at lade den være tom eller at starte/slutte med specialtegn som ? eller !.

• Modtagerfelter: Indtast altid mindst én primær modtager i feltet „Til“ (To). Rene BCC-udsendelser virker ofte mistænkelige for filtre.

• Links & URL’er: Link gennemsigtigt. Brug ikke URL-shorteners, og sørg for, at den viste linktekst passer til den faktiske destination.

• Teknisk renhed: Sørg for korrekte header-værdier (From, Reply-To osv.) i henhold til gængse e-mail-standarder (RFC). Forældede e-mailprogrammer eller fejlkonfigurationer i klienten kan give problemer her.

• Listehygiejne: Behandl returneringer (Bounces) med det samme, og fjern ugyldige adresser fra dine distributionslister.

Vi beder om forståelse for, at vi af sikkerhedshensyn ikke kan give detaljerede indsigter i vores filterlogik, så beskyttelsen mod spam kan holdes på et højt niveau permanent.

Din e-mail er blevet nægtet, da mindst én modtager er blevet vurderet som mistænkelig.

Hvad skal ændres?

• Hvis du sender nyhedsbreve, skal du sørge for, at tilmeldinger udelukkende sker via en double opt-in-proces, og at dine tilmeldingsformularer er effektivt beskyttet mod automatiserede indtastninger (fx ved brug af sikre CAPTCHA-løsninger).

• Kontrollér regelmæssigt returforsendelser (bounce-beskeder) og fjern permanent ikke-tilgængelige eller ugyldige modtageradresser fra din mailliste.

• Tjek kvaliteten og aktualiteten af din adresseliste, og sørg for, at alle modtagere har givet samtykke til at modtage dine beskeder.

Vores system har blokeret afsendelse af e-mails fra din aktuelle IP-adresse. Dette sker automatisk for at forhindre misbrug af vores infrastruktur.

Mulige årsager til en IP-blokering:

• Mistænkeligt sendeadfærd: Fra din IP-adresse er der for nylig blevet sendt usædvanligt mange beskeder, som blev vurderet som spam.

• Sikkerhedsrisiko på enheder: Nogle gange sender computere eller smartphones i baggrunden uopdaget beskeder (fx via malware), hvilket kan føre til en automatisk blokering.

• Delte IP-adresser: Hvis du bruger en offentlig eller delt IP-adresse, kan andre brugeres adfærd i samme netværk have udløst blokeringen.

Vi anbefaler følgende trin:

• Udfør virusscan: Kontrollér dine enheder for malware for en sikkerheds skyld, så du sikrer, at der ikke er uautoriseret adgang.

• Genstart routeren: Ofte hjælper det allerede at tage internetrouteren kort fra strøm. Dermed får du som regel en ny IP-adresse fra din internetudbyder.

• Kontakt support: Hvis problemet fortsætter, hjælper vores team gerne. Vi vurderer sagen individuelt og kan eventuelt ophæve blokeringen manuelt.

Baggrund: Denne foranstaltning beskytter ikke kun vores mailservere mod at havne på spam-/bloklistelister verden over, men sikrer også din konto mod misbrug af tredjeparter.

For at sikre, at system-e-mails pålideligt når frem, bør de kun sendes til gyldige modtagere. Hvis vores system registrerer, at beskeder gentagne gange ikke kan leveres, aktiveres en beskyttelsesmekanisme.

Hvad er der sket?

Mindst én af de modtager-adresser til e-mails, som du bruger, og som udløses af CronJobs, findes ikke længere, eller modtagerens postkasse er permanent blokeret. For at beskytte omdømmet for din adgang (og vores mailservere) har vores system midlertidigt afbrudt afsendelsen til disse specifikke adresser.

Vi anbefaler følgende trin:

• Kontrollér detaljer: Du modtager fra os en separat meddelelse (bouncemail). Her er de berørte e-mail-adresser opført helt præcist. • Kontrollér CronJobs: Fjern venligst disse e-mail-adresser fra indstillingerne i dine CronJobs i KAS, eller ret eventuelle tastefejl.

Hvorfor er det vigtigt?

Konstante mislykkede forsøg på ugyldige e-mail-adresser får store udbydere (som Gmail eller Outlook) til generelt at klassificere dine e-mails som spam. Gennem den midlertidige spærring beskytter vi din leveringsrate.

Din e-mail kunne ikke leveres, fordi meddelelsen blev sendt via en server, der i øjeblikket er på vores interne blacklist.

Hvorfor skete det?

Denne spærring påvirker som regel ikke dig personligt eller din specifikke e-mailadresse, men netværket hos din e-mailudbyder (fx Microsoft Office 365 / Outlook). Hvis udbyderen sender mange spam- eller phishing-mails via bestemte IP-adresseområder, skal vi midlertidigt blokere disse områder for at beskytte vores egne kunder og systemer.

Hvad kan du gøre nu?

Da årsagen ligger i netværket hos din e-mailudbyder, har vi ingen direkte indflydelse på at fjerne spærringen. Vi anbefaler, at du videresender fejlmeddelelsen til deres tekniske support. De skal sikre, at den misbrugte afsendelse via deres servere stoppes.

Din e-mail kunne ikke leveres, fordi den afsenderserver eller dens IP-adresse, du bruger, i øjeblikket har en bemærkelsesværdig eller negativ omdømme. Vores system har derfor midlertidigt begrænset modtagelsen fra denne server.

Hvorfor bliver leveringen begrænset?

Denne foranstaltning aktiveres automatisk, når der registreres et højt antal uønskede e-mails (spam) fra en bestemt IP-adresse inden for kort tid. For at beskytte vores brugere mod en oversvømmelse af spam-mails tillader vi kun et stærkt begrænset antal e-mails fra sådanne servere i et bestemt tidsvindue. En begrænsning bruges også til at give legitime afsendere endnu en chance for levering, mens spamafsendelse effektivt bremses.

Hvad kan du gøre nu?

Årsagen til vurderingen ligger hos afsenderserveren. En manuel ophævelse af begrænsningen er ikke mulig.

• Tålmodighed: Da det er en midlertidig begrænsning, bliver mailen ofte leveret med en tidsforsinkelse, når afsendervolumenet fra denne IP igen falder.

• Informér udbyderen: Kontakt din e-mailudbyder, og send fejlmeddelelsen videre sammen med den nævnte IP-adresse.

• Kontrollér omdømmet: Din udbyder skal sikre, at der ikke sendes spam via deres IP-adresser, og at de ikke står på offentlige blacklists.

E-mail-leveringen blev forsinket, da din e-mail ikke består sikkerhedstjekket DMARC.

Hvad sker der helt præcist her?

I stedet for straks at afvise e-mailen endeligt, beder vores server den afsendende mailserver om at sende beskeden igen efter en kort ventetid (ca. 15 minutter).

Hvorfor gør vi det?

• Adskillelse af spam: Rigtige, seriøse mailservere forsøger automatisk leveringen igen efter kort tid. Primitive spam-scripts opgiver som regel efter det første mislykkede forsøg.

• Mulighed for rettelse: Vi giver det afsendende system mulighed for at verificere afsendelsen. Hvis e-mailen også ved næste forsøg ikke består DMARC-kontrollen, kan den afvises endeligt (Rejected) for at beskytte modtageren.

Hvad betyder det for dig?

Beskeden bliver ved første forsøg forsinket med henvisningen „Greylisted due to DMARC policy failure“. Du behøver ikke gøre noget, da din mailserver automatisk forsøger at levere e-mailen igen. Hvis e-mailen ved næste leveringsforsøg afvises endeligt, bør du rette dine indstillinger for DMARC og SPF/DKIM.

Vores systemer har afbrudt forsøget på levering, fordi e-mailen er havnet i en uendelig løkke. Det betyder, at beskeden hele tiden sendes frem og tilbage mellem forskellige mailservere eller postkasser, uden at nå sin destination endeligt.

Hvordan opstår en sådan løkke?

En mail-løkke skyldes som regel modstridende indstillinger. Hyppige årsager er:

• Cirkulære videresendelser: Postkasse A videresender til postkasse B, og postkasse B sender (direkte eller via omveje) tilbage til postkasse A.

• Automatiske svar: En (forkert konfigureret) autoresponder (fx en fraværsmeddelelse) svarer på en anden automatisk e-mail, hvilket udløser en uendelig kæde af svar.

• Fejlagtige aliaser: Flere e-mailadresser er forbundet med hinanden, så beskeden sendes i en cirkel.

Hvad kan du gøre nu?

Da en sådan løkke kan true mailserverens funktion, stoppes afsendelsen automatisk. Kontrollér venligst følgende punkter:

1. Kontrollér videresendelser: Undersøg, om du eller modtageren har opsat videresendelser, der kan føre i en cirkel.

2. Autoresponder: Tjek, om automatiske svar (fraværsnotifikationer) er aktiveret på begge sider samtidig.

Baggrund: Uden denne beskyttelsesmekanisme ville de involverede mailservere forsøge at levere beskeden millioner af gange, hvilket ville få systemerne til at bryde sammen eller føre til en fuldstændig overfyldning af postkasserne.

Din e-mail blev afvist, fordi afsenderadressen, der blev brugt, er blevet vurderet som mistænkelig.

Hvad du kan gøre nu:

• Kontroller afsendelsesmængden: Hvis du sender en nyhedsbrev eller seriemails, så fordel afsendelsen ideelt set over en længere periode.

• Kontroller indholdet: Sørg for, at din e-mail ikke har typiske spam-kendetegn.

• Hvis punkterne ovenfor overholdes, så kontakt modtageren alternativt.

Din e-mail er blevet afvist, fordi e-mailen ikke består sikkerhedstjekket DMARC.

Hvorfor sker afvisningen?

Afsenderdomænets ejer har fastsat, at kun e-mails må leveres, hvis deres ægthed kan verificeres med succes. Denne verifikation sker via SPF- og DKIM-procedurerne.

Hvad skal ændres?

• Sørg for, at afsenderadressen (kuvert-afsender) brugt i SMTP-afsendelsen og den synlige afsenderadresse på e-mailen bruger samme domæne.

• Tjek, om din domænes SPF-post er konfigureret korrekt, og om den autoriserer den anvendte afsenderserver.

• Sørg for, at e-mailen er forsynet med en gyldig DKIM-signatur, og at DKIM-domænet matcher afsenderdomænet (DKIM-justering).

For at sikre vores systemsikkerhed og en høj leveringsrate for alle brugere, kontrollerer vores spamfilter udgående beskeder for bestemte kendetegn. Hvis din e-mail er blevet blokeret, skyldes det ofte tekniske detaljer, som kan true ryet for vores mailserver.

Mulige årsager til blokeringen:

• Mistænkelig afsendelsesadfærd: Fra din adresse er der for nylig blevet sendt usædvanligt mange beskeder, som er blevet vurderet som spam.

• Indhold: Dine mails har kendetegn, som ligner tidligere spam-/phishing-mails meget.

Hvad du kan gøre nu:

• Kontrollér indholdet: Sørg for, at din e-mail ikke har typiske spam-kendetegn. Det kan fx være vildledende URL’er i teksten eller misvisende afsendernavne.

Vi beder om forståelse for, at vi af sikkerhedsmæssige grunde ikke kan give detaljerede indsigter i vores filterlogik for at holde beskyttelsen mod spam høj på lang sigt.