E-postfelmeddelanden

För att garantera säkerheten i våra system och en hög leveransgrad för alla användare kontrollerar vårt spamfilter utgående meddelanden efter vissa kännetecken. Om ditt e-postmeddelande har blockerats beror det ofta på tekniska detaljer som skulle kunna äventyra ryktet för vår e-postserver.

Så optimerar du ditt e-postmeddelande för en smidig leverans:

• Ämnesrad: Använd ett tydligt ämne. Undvik att lämna den tom eller att börja/sluta med specialtecken som ? eller !.

• Mottagarfält: Ange alltid minst en primär mottagare i fältet „Till“ (To). Endast BCC-utskick ser ofta misstänkt ut för filter.

• Länkar & URL: Länka transparent. Använd inga URL-förkortare och se till att den visade länktexten stämmer överens med den faktiska destinationen.

• Teknisk renlighet: Se till att header-värdena (Från, Reply-To osv.) är korrekta enligt vedertagna e-poststandarder (RFC). Föråldrade e-postprogram eller felkonfigurationer i klienten kan orsaka problem här.

• List-hygien: Hantera returer (Bounces) omgående och ta bort ogiltiga adresser från dina distributionslistor.

• Tips för felsökning: Titta på källkoden för ditt e-postmeddelande (i webmail via högerklick -> „Visa källtext“), för att direkt identifiera tekniska avvikelser.

Vi ber dig ha förståelse för att vi av säkerhetsskäl inte kan ge detaljerade insikter i vår filterlogik, för att hålla skyddet mot spam på en hög nivå permanent.

För att dina e-postmeddelanden ska nå fram pålitligt är en ren mottagarlista avgörande. Om vårt system upptäcker att meddelanden upprepade gånger inte kan levereras, aktiveras en skyddsmekanism.

Vad har hänt?

Minst en av de mottagaradresser du använder finns inte längre, eller så är mottagarens brevlåda permanent avstängd. För att skydda ditt kontos (och våra e-postservrars) rykte har vårt system tillfälligt pausat leveransen till dessa specifika adresser.

Vi rekommenderar följande steg:

• Kontrollera detaljer: Du får från oss en separat avisering (bouncemail). Där listas de berörda e-postadresserna exakt.

• Rensa adresslistan: Ta bort dessa adresser från din distributionslista eller korrigera eventuella skrivfel.

Varför är det viktigt?

Ständiga misslyckade försök till ogiltiga adresser gör att stora leverantörer (som Gmail eller Outlook) generellt klassar dina e-postmeddelanden som spam. Genom den tillfälliga spärren skyddar vi din leveransfrekvens.

Vårt system saktar tillfälligt ner mottagandet av misstänkta e-postmeddelanden när en ovanligt hög andel av liknande meddelanden registreras inom ett mycket litet tidsfönster. Detta är en viktig skyddsmekanism mot automatiserade spam- och phishingförsök.

Vad du kan göra nu:

• Tålamod: Eftersom det rör sig om en tillfällig drossling levereras mailet ofta med en tidsfördröjning när sändningsvolymen av liknande e-post åter sjunker.

• Kontrollera sändningsmängden: Om du skickar ett nyhetsbrev eller seriemeddelanden, fördela sändningen helst över en längre period.

• Kontrollera innehållet: Se till att ditt e-postmeddelande inte har typiska spamkännetecken.

För att säkerställa säkerheten i våra system och en hög leveransgrad för alla användare kontrollerar vårt skräppostfilter utgående meddelanden efter vissa kännetecken. Om ditt e-postmeddelande har blockerats beror det ofta på tekniska detaljer som kan äventyra rykte för vår e-postserver.

Möjliga orsaker till blockeringen:

• Avvikande sändbeteende: Från din adress har nyligen ovanligt många meddelanden skickats som har klassats som skräppost.

• Innehåll: Dina e-postmeddelanden har kännetecken som liknar tidigare skräppost-/phishingmeddelanden mycket.

Så optimerar du ditt e-postmeddelande för en smidig leverans:

• Ämnesrad: Använd ett tydligt ämne. Undvik att lämna den tom eller att börja/sluta med specialtecken som ? eller !.

• Mottagarfält: Ange alltid minst en huvudadress i fältet ”Till” (To). Endast BCC-utskick ser ofta misstänkta ut för filter.

• Länkar & URL: Länka på ett tydligt sätt. Använd inga URL-förkortare och se till att den visade länktexten stämmer med den faktiska destinationen.

• Teknisk renlighet: Se till att header-värdena (From, Reply-To osv.) är korrekta enligt gängse e-poststandarder (RFC). Föråldrade e-postprogram eller felkonfigurationer i klienten kan orsaka problem här.

• List-hygien: Hantera returer (Bounces) omgående och ta bort ogiltiga adresser från dina distributionslistor.

Vi ber om förståelse för att vi av säkerhetsskäl inte kan ge detaljerad insyn i vår filterlogik, för att skyddet mot skräppost ska kunna hållas högt permanent.

Ditt e-postmeddelande avvisades eftersom minst en mottagare bedöms som misstänkt.

Vad måste ändras?

• När du skickar nyhetsbrev, se till att anmälningar endast sker via ett double opt-in-förfarande och att dina anmälningsformulär är effektivt skyddade mot automatiserade inmatningar (t.ex. genom användning av säkra CAPTCHA-lösningar).

• Kontrollera regelbundet returer (bounce-meddelanden) och ta bort permanent ej nåbara eller ogiltiga mottagaradresser från din sändlista.

• Kontrollera kvaliteten och aktualiteten i din adressdatabas och se till att alla mottagare har samtyckt till att ta emot dina meddelanden.

Vårt system har blockerat utskick av e-post från er aktuella IP-adress. Detta sker automatiskt för att förhindra missbruk av vår infrastruktur.

Möjliga orsaker till en IP-spärr:

• Avvikande sändbeteende: Från er IP-adress har nyligen ovanligt många meddelanden skickats, vilka har bedömts som spam.

• Säkerhetsrisk på enheter: Ibland skickar datorer eller smartphones i bakgrunden omärkligt meddelanden (t.ex. via skadlig kod), vilket leder till en automatisk spärr.

• Delade IP-adresser: Om ni använder en publik eller delad IP-adress kan beteendet hos andra användare i samma nätverk ha orsakat spärren.

Vi rekommenderar följande steg:

• Kör virusscan: Kontrollera era enheter för skadlig kod för säkerhets skull, för att säkerställa att ingen obehörig åtkomst förekommer.

• Starta om routern: Ofta räcker det att kort koppla bort internetroutern från strömmen. Därigenom får ni i regel en ny IP-adress från er internetleverantör.

• Kontakta support: Om problemet kvarstår hjälper vårt team gärna till. Vi granskar fallet individuellt och kan vid behov häva spärren manuellt.

Bakgrund: Åtgärden skyddar inte bara våra e-postservrar från att hamna på spärrlistor världen över, utan säkrar även ert konto mot missbruk av tredje part.

För att säkerställa att systemmeddelanden kommer fram pålitligt bör de endast skickas till giltiga mottagare. Om vårt system upptäcker att meddelanden upprepade gånger inte kan levereras aktiveras en skyddsmekanism.

Vad hände?

Minst en av de mottagaradresser för e-post som du använder och som utlöses av CronJobs finns inte längre eller så är mottagarens brevlåda permanent spärrad. För att skydda ditt kontos (och våra e-postservers) rykte har vårt system tillfälligt avbrutit leveransen till just dessa adresser.

Vi rekommenderar följande steg:

• Kontrollera detaljer: Du får en separat avisering från oss (bouncemail). Där listas de berörda e-postadresserna exakt.

• Kontrollera CronJobs: Ta bort dessa e-postadresser från inställningarna för dina CronJobs i KAS eller korrigera eventuella skrivfel.

Varför är det viktigt?

Ständiga misslyckade försök till ogiltiga e-postadresser gör att stora leverantörer (som Gmail eller Outlook) generellt klassificerar dina e-postmeddelanden som spam. Genom den tillfälliga spärren skyddar vi din leveransgrad.

Din e-post kunde inte levereras eftersom meddelandet skickades via en server som för närvarande finns med på vår interna svartlista.

Varför hände detta?

Denna spärr berör oftast inte dig personligen eller din specifika e-postadress, utan nätverket hos din e-postleverantör (t.ex. Microsoft Office 365 / Outlook). Om leverantörens IP-adressintervall skickar stora mängder skräppost eller nätfiske måste vi tillfälligt blockera dessa områden för att skydda våra egna kunder och system.

Vad kan du göra nu?

Eftersom orsaken ligger i nätverket hos din e-postleverantör har vi ingen direkt påverkan på att spärren hävs. Vi rekommenderar att du vidarebefordrar felmeddelandet till deras tekniska support. De måste säkerställa att det missbrukade utskicket via deras servrar stoppas.

Din e-post kunde inte levereras eftersom den avsändande servern eller dess IP-adress som du använder för närvarande har en avvikande eller negativ rykte. Vårt system har därför tillfälligt begränsat mottagningen från den här servern.

Varför begränsas leveransen?

Den här åtgärden aktiveras automatiskt när en viss IP-adress under en kort tid registrerar en hög volym oönskade e-postmeddelanden (spam). För att skydda våra användare från en översvämning av spam låter vi sådana servrar endast skicka ett kraftigt begränsat antal e-postmeddelanden inom ett visst tidsfönster. En begränsning gör också att legitima avsändare får en chans att få sina meddelanden levererade, medan spamutskick effektivt bromsas.

Vad kan du göra nu?

Orsaken till bedömningen ligger hos avsändningsservern. En manuell upphävning av begränsningen är inte möjlig.

• Tålamod: Eftersom det rör sig om en tillfällig begränsning levereras e-posten ofta med tidsfördröjning när avsändningsvolymen från den här IP-adressen sjunker igen.

• Informera leverantören: Kontakta din e-postleverantör och skicka felmeddelandet inklusive den angivna IP-adressen.

• Kontrollera rykte: Din leverantör måste säkerställa att inget spam skickas via dess IP-adresser och att de inte finns listade på offentliga svartlistor.

E-postleveransen har fördröjts eftersom ditt e-postmeddelande inte klarar säkerhetskontrollen DMARC.

Vad händer här exakt?

I stället för att omedelbart slutgiltigt avvisa e-postmeddelandet ber vår server den avsändande e-postservern att skicka om meddelandet efter en kort väntetid (ca. 15 minuter).

Varför gör vi det?

• Åtskillnad från spam: Riktiga, seriösa e-postservrar försöker automatiskt leverera igen efter kort tid. Primitiva spam-skript ger oftast upp efter första misslyckade försöket.

• Möjlighet till korrigering: Vi ger det avsändande systemet möjlighet att verifiera utskicket. Om e-postmeddelandet även vid nästa försök misslyckas med DMARC-kontrollen kan det, för att skydda mottagaren, slutgiltigt avvisas (Rejected).

Vad betyder det för dig?

Meddelandet fördröjs vid första försöket med meddelandet ”Greylisted due to DMARC policy failure”. Du behöver inte agera, eftersom din e-postserver automatiskt försöker leverera e-postmeddelandet igen. Om e-postmeddelandet vid nästa leveransförsök slutgiltigt avvisas bör du korrigera dina inställningar för DMARC samt SPF/DKIM.

Våra system har avbrutit leveransförsöket eftersom e-postmeddelandet hamnade i en oändlig loop. Det betyder att meddelandet skickas fram och tillbaka mellan olika e-postservrar eller brevlådor gång på gång, utan att nå sitt mål slutgiltigt.

Hur uppstår en sådan slinga?

En mailloop orsakas oftast av motstridiga inställningar. Vanliga orsaker är:

• Cirkulära vidarebefordringar: Brevlåda A vidarebefordrar till brevlåda B, och brevlåda B skickar (direkt eller via omvägar) tillbaka till brevlåda A.

• Automatiska svar: En (felkonfigurerad) autoresponder (t.ex. ett frånvaromeddelande) svarar på ett annat automatiskt e-postmeddelande, vilket utlöser en oändlig kedja av svar.

• Felaktiga alias: Flera e-postadresser är så kopplade till varandra att meddelandet skickas i en loop.

Vad kan du göra nu?

Eftersom en sådan loop äventyrar e-postserverns funktion stoppas utskicket automatiskt. Kontrollera följande punkter:

1. Kontrollera vidarebefordringar: Se till att du eller mottagaren inte har ställt in vidarebefordringar som kan leda i en cirkel.

2. Autoresponder: Kontrollera om automatiska svar (frånvaromeddelanden) är aktiva på båda sidor samtidigt.

Bakgrund: Utan denna skyddsmekanism skulle de inblandade e-postservrarna försöka leverera meddelandet miljontals gånger, vilket skulle kunna orsaka att systemen kraschar eller att brevlådorna fylls helt.

E-postens antagande nekades eftersom den använda avsändaradressen bedömdes som misstänkt.

Vad du kan göra nu:

• Kontrollera sändningsvolym: Om du skickar ett nyhetsbrev eller seriemeddelanden, fördela sändningen helst över en längre period.

• Kontrollera innehållet: Se till att ditt e-postmeddelande inte har typiska spamkännetecken.

• Om punkterna ovan följs, kontakta mottagaren på ett alternativt sätt.

Avvisad e-post: din e-post nekades eftersom e-posten inte klarade säkerhetskontrollen DMARC.

Varför sker avvisningen?

Ägaren av avsändardomänen har fastställt att endast e-post får levereras om äktheten kan verifieras. Verifieringen sker via SPF- och DKIM-metoderna.

Vad måste ändras?

• Se till att avsändaradressen som används i SMTP-överföringen (kuvertavsändare) och den synliga avsändaradressen för e-postmeddelandet använder samma domän.

• Kontrollera att din domäns SPF-post är korrekt konfigurerad och att den auktoriserar den sändningsserver som används.

• Säkerställ att e-postmeddelandet är försett med en giltig DKIM-signatur och att DKIM-domänen stämmer överens med avsändardomänen (DKIM-alignment).

För att garantera säkerheten i våra system och en hög leveransgrad för alla användare kontrollerar vårt spamfilter utgående meddelanden efter vissa kännetecken. Om ditt e-postmeddelande har blockerats beror det ofta på tekniska detaljer som skulle kunna äventyra rykte för vår e-postserver.

Möjliga orsaker till blockeringen:

• Avvikande sändbeteende: Från din adress har nyligen ovanligt många meddelanden skickats som har klassats som spam.

• Innehåll: Dina e-postmeddelanden har kännetecken som mycket liknar tidigare spam-/phishingmeddelanden.

Vad du kan göra nu:

• Kontrollera innehållet: Se till att ditt e-postmeddelande inte uppvisar typiska spamkännetecken. Det kan t.ex. vara vilseledande URL:er i texten eller missvisande avsändarnamn.

Vi ber om förståelse för att vi av säkerhetsskäl inte kan ge detaljerade insikter i vår filterlogik, för att hålla skyddet mot spam på en hög nivå permanent.