Messages d’erreur par e-mail

Afin de garantir la sécurité de nos systèmes et un taux de distribution élevé pour tous les utilisateurs, notre filtre anti-spam analyse les messages sortants à la recherche de certains critères. Si votre e-mail a été bloqué, cela est souvent dû à des détails techniques susceptibles de mettre en danger la réputation de notre serveur de messagerie.

Comment optimiser votre e-mail pour un envoi sans encombre :

• Ligne d’objet : Utilisez un objet informatif. Évitez de la laisser vide ou de commencer/terminer par des caractères spéciaux comme ? ou !.

• Champs destinataires : Indiquez toujours au moins un destinataire principal dans le champ « À » (To). Les envois en BCC uniquement paraissent souvent suspects aux filtres.

• Liens & URL : Créez des liens de manière transparente. N’utilisez pas de services de réduction d’URL et vérifiez que le texte du lien affiché correspond à la destination réelle.

• Propreté technique : Vérifiez les valeurs correctes des en-têtes (From, Reply-To, etc.) selon les standards d’e-mail courants (RFC). Des programmes e-mail obsolètes ou des erreurs de configuration dans le client peuvent causer des problèmes ici.

• Hygiène des listes : Traitez les retours (bounces) sans délai et supprimez les adresses invalides de vos listes de diffusion.

• Astuce pour le dépannage : Regardez le code source de votre e-mail (dans la messagerie web via clic droit -> « Afficher le code source ») afin d’identifier directement les incohérences techniques.

Veuillez comprendre que, pour des raisons de sécurité, nous ne pouvons pas fournir d’informations détaillées sur la logique de nos filtres afin de maintenir durablement la protection contre le spam.

Pour que vos e-mails arrivent de manière fiable, une liste de destinataires soignée est essentielle. Lorsque notre système détecte que des messages ne peuvent pas être livrés à plusieurs reprises, un mécanisme de protection se déclenche.

Que s’est-il passé ?

Au moins une des adresses de destinataire que vous utilisez n’existe plus ou la boîte aux lettres du destinataire est définitivement bloquée. Afin de protéger la réputation de votre accès (et de nos serveurs de messagerie), notre système a temporairement interrompu l’envoi vers ces adresses spécifiques.

Nous vous recommandons les étapes suivantes :

• Vérifier les détails : Vous recevez de notre part une notification distincte (e-mail de rebond). Les adresses e-mail concernées y sont listées précisément. • Nettoyer la liste d’adresses : Veuillez supprimer ces adresses de votre diffusion ou corriger d’éventuelles fautes de frappe.

Pourquoi est-ce important ?

Les tentatives d’envoi répétées vers des adresses non valides amènent de grands fournisseurs (comme Gmail ou Outlook) à classer vos e-mails comme spam. Grâce au blocage temporaire, nous protégeons votre taux de délivrance.

Notre système interrompt temporairement l’acceptation des e-mails lorsqu’un nombre inhabituellement élevé de messages présentant des caractéristiques similaires est détecté sur une très courte fenêtre de temps. Il s’agit d’un mécanisme de protection important contre les tentatives automatisées de spam et de phishing.

Que pouvez-vous faire maintenant :

• Pause courte : Veuillez patienter quelques minutes avant de relancer l’envoi. Dans la plupart des cas, le blocage se régule automatiquement après une courte attente.

• Vérifier le volume d’envoi : Si vous envoyez une newsletter ou des e-mails en série, répartissez idéalement l’envoi sur une période plus longue.

• Contrôler le contenu : Assurez-vous que votre e-mail ne présente pas de caractéristiques typiques de spam.

Afin de garantir la sécurité de nos systèmes et un taux de délivrabilité élevé pour tous les utilisateurs, notre filtre anti-spam analyse les messages sortants à la recherche de certains critères. Si votre e-mail a été bloqué, cela est souvent dû à des détails techniques susceptibles de mettre en danger la réputation de notre serveur de messagerie.

Causes possibles du blocage :

• Comportement d’envoi suspect : Depuis votre adresse, un nombre inhabituellement élevé de messages a été envoyé récemment, et a été classé comme spam.

• Contenu : Vos e-mails présentent des caractéristiques très similaires à celles de précédents e-mails de spam/phishing.

Comment optimiser votre e-mail pour un envoi fluide :

• Ligne d’objet : Utilisez un objet informatif. Évitez de le laisser vide ou de commencer/terminer l’objet par des caractères spéciaux comme ? ou !.

• Champs des destinataires : Saisissez toujours au moins un destinataire principal dans le champ « À » (To). Les envois en BCC uniquement peuvent sembler suspects aux filtres.

• Liens & URL : Créez des liens de manière transparente. N’utilisez pas de réducteurs d’URL et veillez à ce que le texte du lien affiché corresponde à la destination réelle.

• Propreté technique : Vérifiez la conformité des valeurs d’en-tête (From, Reply-To, etc.) selon les standards e-mail courants (RFC). Des programmes e-mail obsolètes ou des erreurs de configuration dans le client peuvent causer des problèmes ici.

• Hygiène des listes : Traitez les retours (bounces) immédiatement et supprimez les adresses non valides de vos listes de diffusion.

Veuillez comprendre que, pour des raisons de sécurité, nous ne pouvons pas fournir d’informations détaillées sur la logique de nos filtres afin de maintenir durablement la protection contre le spam.

Afin de garantir la sécurité de nos systèmes et un taux de délivrance élevé pour tous les utilisateurs, notre filtre anti-spam analyse les messages sortants à la recherche de certains critères. Si votre e-mail a été bloqué, c’est souvent dû à des détails techniques susceptibles de mettre en danger la réputation de notre serveur de messagerie.

Raisons possibles du blocage :

• Comportement d’envoi inhabituel : Depuis votre adresse, un nombre inhabituellement élevé de messages a été envoyé récemment, et ceux-ci ont été classés comme spam.

• Contenu : Vos e-mails présentent des caractéristiques très proches de celles de précédents e-mails de spam/phishing.

Comment optimiser votre e-mail pour un envoi sans problème :

• Ligne d’objet : Utilisez un objet informatif. Évitez de la laisser vide ou de commencer/terminer par des caractères spéciaux tels que ? ou !.

• Champs des destinataires : Saisissez toujours au moins un destinataire principal dans le champ « À » (To). Les envois en BCC uniquement paraissent souvent suspects pour les filtres.

• Liens & URL : Faites des liens de manière transparente. N’utilisez pas de raccourcisseurs d’URL et vérifiez que le texte du lien affiché correspond bien à la destination réelle.

• Hygiène technique : Vérifiez que les valeurs d’en-tête sont correctes (From, Reply-To, etc.) selon les standards d’e-mail courants (RFC). Des programmes e-mail obsolètes ou des erreurs de configuration dans le client peuvent causer des problèmes ici.

• Hygiène des listes : Traitez les retours (bounces) sans délai et supprimez les adresses non valides de vos listes de diffusion.

Nous vous prions de bien vouloir comprendre que, pour des raisons de sécurité, nous ne pouvons pas fournir d’informations détaillées sur la logique de nos filtres, afin de maintenir durablement la protection contre le spam.

Le système a bloqué l’envoi d’e-mails depuis votre adresse IP actuelle. Cela se fait automatiquement afin d’empêcher tout abus de notre infrastructure.

Causes possibles d’un blocage d’IP :

• Comportement d’envoi suspect : Depuis votre adresse IP, un nombre inhabituellement élevé de messages a été envoyé récemment et a été identifié comme spam.

• Risque de sécurité sur les appareils : Parfois, des ordinateurs ou des smartphones envoient des messages en arrière-plan, sans que vous le remarquiez (p. ex. via un logiciel malveillant). Cela peut entraîner un blocage automatique.

• Adresses IP partagées : Si vous utilisez une adresse IP publique ou partagée, le comportement d’autres utilisateurs sur le même réseau peut avoir déclenché le blocage.

Nous vous recommandons les étapes suivantes :

• Effectuer un scan antivirus : Par mesure de sécurité, vérifiez vos appareils à la recherche de logiciels malveillants afin de vous assurer qu’aucun accès non autorisé n’a eu lieu.

• Redémarrage du routeur : Il suffit souvent de débrancher brièvement le routeur du secteur. Vous obtenez ainsi, en règle générale, une nouvelle adresse IP auprès de votre fournisseur d’accès Internet.

• Contacter le support : Si le problème persiste, notre équipe se tient à votre disposition. Nous examinons le cas individuellement et pouvons, le cas échéant, lever le blocage manuellement.

Contexte : Cette mesure protège non seulement nos serveurs de messagerie contre le fait d’être inscrits sur des listes de blocage dans le monde entier, mais sécurise aussi votre compte contre une utilisation abusive par des tiers.

Pour garantir que les e-mails système arrivent de manière fiable, ils ne doivent être envoyés qu’à des destinataires valides. Lorsque notre système détecte que des messages ne peuvent pas être remis à plusieurs reprises, un mécanisme de protection s’active.

Que s’est-il passé ?

Au moins une des adresses e-mail de destinataire que vous utilisez, et qui est déclenchée par des CronJobs, n’existe plus ou la boîte aux lettres du destinataire est durablement bloquée. Afin de protéger la réputation de votre accès (et de nos serveurs de messagerie), notre système a temporairement interrompu l’envoi vers ces adresses spécifiques.

Nous vous recommandons les étapes suivantes :

• Vérifiez les détails : vous recevez de notre part une notification distincte (bouncemail). Elle liste précisément les adresses e-mail concernées. • Vérifiez les CronJobs : veuillez supprimer ces adresses e-mail des paramètres de vos CronJobs dans le KAS ou corriger d’éventuelles fautes de frappe.

Pourquoi est-ce important ?

Des tentatives d’échec constantes vers des adresses e-mail non valides entraînent le fait que de grands fournisseurs (comme Gmail ou Outlook) classent vos e-mails comme spam. En bloquant temporairement, nous protégeons votre taux de délivrance.

Votre e-mail n’a pas pu être livré, car le message a été envoyé via un serveur qui figure actuellement sur notre liste noire interne.

Pourquoi cela s’est-il produit ?

Cette restriction ne concerne généralement pas vous personnellement ni votre adresse e-mail en particulier, mais le réseau de votre fournisseur de messagerie (par ex. Microsoft Office 365 / Outlook). Lorsque, via certains plages d’adresses IP du fournisseur, des messages de spam ou de phishing sont envoyés en masse, nous devons bloquer temporairement ces plages afin de protéger nos propres clients et systèmes.

Que pouvez-vous faire maintenant ?

Comme la cause se situe dans le réseau de votre fournisseur de messagerie, nous n’avons aucun impact direct sur la levée de la restriction. Nous vous recommandons de transmettre le message d’erreur à son support technique. Celui-ci doit s’assurer que l’envoi abusif via ses serveurs est stoppé.

Votre e-mail n’a pas pu être distribué, car le serveur d’envoi ou son adresse IP que vous utilisez affiche actuellement une réputation inhabituelle ou négative. Notre système a donc temporairement limité la réception de ce serveur.

Pourquoi la distribution est-elle limitée ?

Cette mesure s’applique automatiquement lorsqu’un volume élevé d’e-mails indésirables (spam) est détecté en peu de temps depuis une adresse IP donnée. Afin de protéger nos utilisateurs contre une avalanche de messages indésirables, nous n’autorisons, depuis ces serveurs, qu’un nombre fortement limité d’e-mails dans une fenêtre de temps donnée. Un ralentissement permet aussi de laisser une chance aux expéditeurs légitimes d’être livrés, tandis que l’envoi de spam est freiné efficacement.

Que pouvez-vous faire maintenant ?

La cause de l’évaluation se trouve du côté du serveur d’envoi. La levée manuelle du ralentissement n’est pas possible. • Patience : comme il s’agit d’un ralentissement temporaire, l’e-mail est souvent livré avec un délai, dès que le volume d’envoi de cette IP redescend. • Informer le fournisseur : contactez votre fournisseur de messagerie et transmettez-lui le message d’erreur, y compris l’adresse IP indiquée. • Vérifier la réputation : votre fournisseur doit s’assurer qu’aucun spam n’est envoyé via ses adresses IP et que celles-ci ne figurent pas sur des listes noires publiques.

La livraison de l’e-mail a été retardée, car votre e-mail ne passe pas le contrôle de sécurité DMARC.

Que se passe-t-il exactement ici ?

Au lieu de rejeter immédiatement l’e-mail de façon définitive, notre serveur demande au serveur de messagerie de l’expéditeur de renvoyer le message après un court délai (environ 15 minutes).

Pourquoi faisons-nous cela ?

• Distinction du spam : les vrais serveurs de messagerie sérieux essaient automatiquement la livraison à nouveau après un court moment. Les scripts de spam primitifs abandonnent généralement après le premier essai échoué.

• Possibilité de correction : nous donnons au système expéditeur la possibilité de vérifier l’envoi. Si l’e-mail échoue encore au prochain essai au contrôle DMARC, il peut être définitivement rejeté (Rejected) pour protéger le destinataire.

Qu’est-ce que cela implique pour vous ?

Le message est retardé lors du premier essai avec l’indication « Greylisted due to DMARC policy failure ». Vous n’avez rien à faire, car votre serveur de messagerie tente automatiquement de renvoyer l’e-mail. Si l’e-mail est finalement rejeté lors de la prochaine tentative de livraison, vous devriez corriger vos paramètres DMARC et SPF/DKIM.

Nos systèmes ont interrompu la tentative de livraison, car le courrier électronique est entré dans une boucle infinie. Cela signifie que le message est renvoyé à plusieurs reprises entre différents serveurs de messagerie ou boîtes aux lettres, sans jamais atteindre définitivement sa destination.

Comment une telle boucle se forme-t-elle ?

Une boucle de messagerie est généralement déclenchée par des paramètres contradictoires. Les causes fréquentes sont :

• Renvois circulaires : la boîte A redirige vers la boîte B, et la boîte B renvoie (directement ou via des intermédiaires) à nouveau vers la boîte A.

• Réponses automatiques : un répondeur automatique (mal configuré) (par ex. une notification d’absence) répond à un autre message électronique automatique, ce qui déclenche une chaîne sans fin de réponses.

• Aliases incorrects : plusieurs adresses e-mail sont reliées entre elles de telle sorte que le message est envoyé en boucle.

Que pouvez-vous faire maintenant ?

Comme une telle boucle met en danger le fonctionnement du serveur de messagerie, l’envoi est automatiquement interrompu. Veuillez vérifier les points suivants :

1. Vérifier les renvois : contrôlez si vous ou le destinataire avez configuré des redirections susceptibles de créer une boucle.

2. Répondeurs automatiques : vérifiez si des réponses automatiques (notifications d’absence) sont activées simultanément des deux côtés.

Contexte : Sans ce mécanisme de protection, les serveurs de messagerie impliqués essaieraient de livrer le message des millions de fois, ce qui pourrait provoquer un crash des systèmes ou saturer complètement les boîtes aux lettres.

Die Annahme Ihrer E-Mail wurde verweigert, da die verwendete Absenderadresse als verdächtig eingestuft wird.

Was Sie jetzt tun können:

• Versandmenge prüfen: Falls Sie einen Newsletter oder Serienmails versenden, verteilen Sie den Versand idealerweise über einen längeren Zeitraum.

• Inhalt kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine typischen Spam-Merkmale aufweist.

• Wenn die vorangestellten Punkte eingehalten werden, wenden Sie sich auf alternativem an den Empfänger.

Die Annahme Ihrer E-Mail wurde verweigert, da die E-Mail die Sicherheitsprüfung DMARC nicht betsteht.

Warum erfolgt die Ablehnung?

Der Inhaber der Absenderdomain hat festgelegt, dass nur E-Mails zugestellt werden dürfen, deren Echtheit erfolgreich überprüft werden kann. Diese Überprüfung erfolgt über die Verfahren SPF und DKIM.

Was muss geändert werden?

• Stellen Sie sicher, dass die im SMTP-Versand verwendete Absenderadresse (Envelope-Absender) und die sichtbare Absenderadresse der E-Mail dieselbe Domain verwenden.

• Prüfen Sie, ob der SPF-Eintrag Ihrer Domain korrekt konfiguriert ist und den verwendeten Versandserver autorisiert.

• Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail mit einer gültigen DKIM-Signatur versehen wird und die DKIM-Domain mit der Absenderdomain übereinstimmt (DKIM-Alignment).

Afin de garantir la sécurité de nos systèmes et un taux de distribution élevé pour tous les utilisateurs, notre filtre anti-spam analyse les messages sortants à la recherche de certains critères. Si votre e-mail a été bloqué, cela est souvent dû à des détails techniques susceptibles de mettre en danger la réputation de notre serveur de messagerie.

Causes possibles du blocage :

• Comportement d’envoi suspect : Depuis votre adresse, un nombre inhabituellement élevé de messages a été envoyé récemment, qui ont été classés comme spam.

• Contenu : Vos e-mails présentent des caractéristiques très similaires à celles de précédents e-mails de spam/phishing.

Que vous pouvez faire maintenant :

• Contrôler le contenu : Assurez-vous que votre e-mail ne présente pas de caractéristiques typiques de spam. Cela peut, par exemple, être des URL trompeuses dans le texte ou des noms d’expéditeur trompeurs.

Nous vous prions de comprendre que, pour des raisons de sécurité, nous ne pouvons pas fournir d’informations détaillées sur la logique de nos filtres afin de maintenir durablement la protection contre le spam.