E-mailfoutenmeldingen

Om de veiligheid van onze systemen en een hoge bezorgratio voor alle gebruikers te waarborgen, controleert onze spamfilter uitgaande berichten op bepaalde kenmerken. Als uw e-mail is geblokkeerd, ligt dit vaak aan technische details die de reputatie van onze mailserver in gevaar kunnen brengen.

Zo optimaliseert u uw e-mail voor een soepele verzending:

• Onderwerpregel: Gebruik een informatief onderwerp. Vermijd het om dit leeg te laten of te beginnen/af te sluiten met speciale tekens zoals ? of !.

• Velden voor ontvangers: Vul altijd minstens één hoofdontvanger in het veld „Aan“ (To) in. Alleen BCC-mailings werken voor filters vaak verdacht.

• Links & URL’s: Maak transparant gebruik van links. Gebruik geen URL-verkorters en zorg ervoor dat de weergegeven linktekst overeenkomt met de daadwerkelijke bestemming.

• Technische netheid: Let op correcte headerwaarden (From, Reply-To enz.) volgens gangbare e-mailstandaarden (RFC). Verouderde e-mailprogramma’s of foutieve configuraties in de client kunnen hier problemen veroorzaken.

• Lijst-hygiëne: Verwerk bounces (teruggestuurde berichten) direct en verwijder ongeldige adressen uit uw distributielijsten.

• Tip voor foutopsporing: Bekijk de broncode van uw e-mail (in webmail via rechtsklik -> „Bron weergeven“), om technische inconsistenties direct te identificeren.

Wij vragen om uw begrip dat wij om veiligheidsredenen geen gedetailleerde inzichten kunnen geven in onze filterlogica, om de bescherming tegen spam permanent op een hoog niveau te houden.

Zodat uw e-mails betrouwbaar aankomen, is een schone lijst met ontvangers essentieel. Als ons systeem vaststelt dat berichten herhaaldelijk niet kunnen worden bezorgd, treedt een beveiligingsmechanisme in werking.

Wat is er gebeurd?

Ten minste één van de door u gebruikte ontvangeradressen bestaat niet meer of de mailbox van de ontvanger is permanent geblokkeerd. Om de reputatie van uw toegang (en onze mailservers) te beschermen, heeft ons systeem de verzending naar deze specifieke adressen tijdelijk onderbroken.

Wij raden de volgende stappen aan:

• Controleer details: U ontvangt van ons een aparte melding (bouncemail). Daarin staan de betrokken e-mailadressen precies opgesomd.

• Adreslijst opschonen: Verwijder deze adressen uit uw distributielijst of corrigeer eventuele typefouten.

Waarom is dit belangrijk?

Voortdurende mislukte pogingen naar ongeldige adressen zorgen ervoor dat grote aanbieders (zoals Gmail of Outlook) uw e-mails algemeen als spam markeren. Met de tijdelijke blokkering beschermen we uw bezorgpercentage.

Ons systeem stopt de acceptatie van e-mails tijdelijk als binnen een heel kort tijdsbestek een ongewoon hoog aantal berichten met vergelijkbare kenmerken wordt geregistreerd. Dit is een belangrijke beveiligingsmaatregel tegen geautomatiseerde spam- en phishingpogingen.

Wat u nu kunt doen:

• Korte pauze: Wacht enkele minuten voordat u de verzending opnieuw start. In de meeste gevallen wordt de blokkade na een korte wachttijd vanzelf gereguleerd.

• Verzendvolume controleren: Als u een nieuwsbrief of seriemails verzendt, verdeel de verzending dan idealiter over een langere periode.

• Inhoud controleren: Zorg ervoor dat uw e-mail geen typische spamkenmerken bevat.

Om de veiligheid van onze systemen en een hoge bezorgratio voor alle gebruikers te waarborgen, controleert onze spamfilter uitgaande berichten op bepaalde kenmerken. Als uw e-mail is geblokkeerd, komt dit vaak door technische details die de reputatie van onze mailserver in gevaar zouden kunnen brengen.

Mogelijke redenen voor de blokkering:

• Opvallend zendgedrag: Onlangs zijn er vanaf uw adres ongewoon veel berichten verzonden die als spam zijn aangemerkt. • Inhoud: Uw e-mails hebben kenmerken die sterk lijken op eerdere spam-/phishing-e-mails.

Zo optimaliseert u uw e-mail voor een vlotte verzending:

• Onderwerpregel: Gebruik een informatief onderwerp. Vermijd dat u deze leeg laat of begint/eindigt met speciale tekens zoals ? of !. • Ontvanger-velden: Vul altijd minstens één hoofdontvanger in het veld „Aan” (To) in. Alleen BCC-mailingen werken voor filters vaak verdacht. • Links & URL’s: Verwijs transparant. Gebruik geen URL-shorteners en let erop dat de weergegeven linktekst overeenkomt met de werkelijke bestemming. • Technische netheid: Let op correcte header-waarden (From, Reply-To enz.) volgens gangbare e-mailstandaarden (RFC). Verouderde e-mailprogramma’s of foutconfiguraties in de client kunnen hier problemen veroorzaken. • Lijst-hygiëne: Verwerk bounces (retourberichten) direct en verwijder ongeldige adressen uit uw distributielijsten. Wij vragen om uw begrip dat wij om veiligheidsredenen geen gedetailleerde inzichten in onze filterlogica kunnen geven om de bescherming tegen spam permanent op een hoog niveau te houden.

Om de veiligheid van onze systemen en een hoge bezorgratio voor alle gebruikers te garanderen, controleert onze spamfilter uitgaande berichten op bepaalde kenmerken. Als uw e-mail is geblokkeerd, ligt dit vaak aan technische details die de reputatie van onze mailserver in gevaar kunnen brengen.

Mogelijke redenen voor de blokkering:

• Opvallend zendgedrag: Vanaf uw adres zijn er onlangs ongewoon veel berichten verzonden die als spam zijn aangemerkt. • Inhoud: Uw e-mails hebben kenmerken die sterk lijken op eerdere spam-/phishing-e-mails.

Zo optimaliseert u uw e-mail voor een vlotte verzending:

• Onderwerpregel: Gebruik een informatief onderwerp. Vermijd dat u deze leeg laat of begint/eindigt met speciale tekens zoals ? of !. • Ontvangervelden: Vul altijd minimaal één hoofdontvanger in het „Aan” (To)-veld in. Alleen BCC-mailings werken voor filters vaak verdacht. • Links & URL’s: Link transparant. Gebruik geen URL-verkorters en zorg dat de weergegeven linktekst overeenkomt met de daadwerkelijke bestemming. • Technische netheid: Let op correcte headerwaarden (From, Reply-To enz.) volgens gangbare e-mailstandaarden (RFC). Verouderde e-mailprogramma’s of foutconfiguraties in de client kunnen hier problemen veroorzaken. • Lijsthygiëne: Verwerk bounces (retourmeldingen) direct en verwijder ongeldige adressen uit uw distributielijsten. Wij vragen om uw begrip dat wij om veiligheidsredenen geen gedetailleerde inzichten kunnen geven in onze filterlogica, zodat de bescherming tegen spam permanent op een hoog niveau blijft.

Ons systeem heeft het e-mailverzenden vanaf uw huidige IP-adres geblokkeerd. Dit gebeurt geautomatiseerd om misbruik van onze infrastructuur te voorkomen.

Mogelijke redenen voor een IP-blokkade:

• Opvallend zendgedrag: Vanaf uw IP-adres zijn onlangs ongewoon veel berichten verzonden die als spam zijn aangemerkt.

• Beveiligingsrisico op apparaten: Soms verzenden computers of smartphones op de achtergrond onopgemerkt berichten (bijv. door malware), wat leidt tot een automatische blokkade.

• Gedeelde IP-adressen: Als u een openbaar of gedeeld IP-adres gebruikt, kan het gedrag van andere gebruikers in hetzelfde netwerk de blokkade hebben veroorzaakt.

Wij adviseren de volgende stappen:

• Virusscan uitvoeren: Controleer uw apparaten uit veiligheidsoverwegingen op malware om zeker te weten dat er geen onbevoegde toegang is.

• Router opnieuw opstarten: Vaak helpt het al om de internetrouter kort van de stroom te halen. Daardoor krijgt u meestal een nieuw IP-adres van uw internetprovider.

• Contact opnemen met support: Als het probleem blijft bestaan, staat ons team graag voor u klaar. Wij bekijken de situatie individueel en kunnen de blokkade indien nodig handmatig opheffen.

Achtergrond: Deze maatregel beschermt niet alleen onze mailservers tegen wereldwijd op blokkadelijsten te belanden, maar beveiligt ook uw account tegen misbruik door derden.

Om ervoor te zorgen dat systeem-e-mails betrouwbaar aankomen, moeten deze alleen naar geldige ontvangers worden verzonden. Als ons systeem vaststelt dat berichten herhaaldelijk niet kunnen worden bezorgd, treedt een beveiligingsmechanisme in werking.

Wat is er gebeurd?

Minstens één van de e-mailontvangeradressen die u gebruikt en die door CronJobs worden geactiveerd, bestaat niet meer of de mailbox van de ontvanger is permanent geblokkeerd. Om de reputatie van uw toegang (en onze mailservers) te beschermen, heeft ons systeem het verzenden naar deze specifieke adressen tijdelijk onderbroken.

Wij raden de volgende stappen aan:

• Controleer details: U ontvangt van ons een aparte melding (Bouncemail). Daarin staan de betrokken e-mailadressen precies opgesomd.

• Controleer CronJobs: Verwijder deze e-mailadressen uit de instellingen van uw CronJobs in KAS of corrigeer eventuele typefouten.

Waarom is dit belangrijk?

Voortdurende mislukte pogingen naar ongeldige e-mailadressen zorgen ervoor dat grote aanbieders (zoals Gmail of Outlook) uw e-mails in het algemeen als spam markeren. Door de tijdelijke blokkade beschermen we uw bezorgsnelheid.

Uw e-mail kon niet worden bezorgd, omdat het bericht is verzonden via een server die zich momenteel op onze interne blacklist bevindt.

Waarom is dit gebeurd?

Deze blokkade heeft meestal niet direct betrekking op u persoonlijk of op uw specifieke e-mailadres, maar op het netwerk van uw e-mailprovider (bijv. Microsoft Office 365 / Outlook). Als via bepaalde IP-adresbereiken van de provider massaal spam- of phishing-e-mails worden verzonden, moeten we deze bereiken tijdelijk blokkeren om onze eigen klanten en systemen te beschermen.

Wat kunt u nu doen?

Omdat de oorzaak in het netwerk van uw e-mailprovider ligt, hebben wij geen directe invloed op het opheffen van de blokkade. We raden aan de foutmelding door te sturen naar de technische support. Die moet ervoor zorgen dat het misbruikte verzenden via zijn servers wordt gestopt.

Uw e-mail kon niet worden bezorgd omdat de door u gebruikte verzendserver of diens IP momenteel een opvallende of negatieve reputatie heeft. Ons systeem heeft de ontvangst van deze server daarom tijdelijk beperkt.

Waarom wordt de bezorging beperkt?

Deze maatregel treedt automatisch in werking wanneer binnen korte tijd vanaf een bepaald IP-adres een hoog volume aan ongewenste e-mails (spam) wordt geregistreerd. Om onze gebruikers te beschermen tegen een overstroming van spam-e-mails, laten we van zulke servers slechts een sterk beperkt aantal e-mails toe binnen een bepaald tijdvenster. Een beperking dient ook om legitieme afzenders nog een kans te geven op bezorging, terwijl spamverzending effectief wordt afgeremd.

Wat kunt u nu doen?

De oorzaak van de beoordeling ligt bij de verzendserver. Een handmatige opheffing van de beperking is niet mogelijk. • Geduld: Aangezien het om een tijdelijke beperking gaat, wordt de mail vaak met vertraging bezorgd zodra het verzendvolume van dit IP weer daalt. • Provider informeren: Neem contact op met uw e-mailprovider en stuur de foutmelding door, inclusief het genoemde IP-adres. • Reputatie controleren: Uw provider moet ervoor zorgen dat via zijn IP-adressen geen spam wordt verzonden en dat deze niet op openbare blacklists staan.

Het bezorgen van e-mails is vertraagd, omdat uw e-mail de DMARC-veiligheidscontrole niet doorstaat.

Wat gebeurt er precies?

In plaats van de e-mail meteen definitief af te wijzen, vraagt onze server de verzendende mailserver om het bericht na een korte wachttijd (ca. 15 minuten) opnieuw te verzenden.

Waarom doen we dit?

• Onderscheid tussen spam: echte, betrouwbare mailservers proberen de bezorging automatisch na korte tijd opnieuw. Simpele spam-scripts geven na de eerste mislukte poging meestal op.

• Kans op correctie: we geven het verzendende systeem de mogelijkheid om het versturen te verifiëren. Als de e-mail bij de volgende poging ook de DMARC-check niet doorstaat, kan deze ter bescherming van de ontvanger definitief worden afgewezen (Rejected).

Wat betekent dit voor u?

Het bericht wordt bij de eerste poging vertraagd met de melding „Greylisted due to DMARC policy failure”. U hoeft niets te doen, omdat uw mailserver automatisch probeert de e-mail opnieuw te bezorgen. Als de e-mail bij de volgende bezorgpoging definitief wordt afgewezen, moet u uw instellingen voor DMARC en SPF/DKIM corrigeren.

Onze systemen hebben de bezorgpoging afgebroken, omdat de e-mail in een eindeloze lus terecht is gekomen. Dit betekent dat het bericht telkens opnieuw heen en weer wordt gestuurd tussen verschillende mailservers of mailboxen, zonder zijn bestemming definitief te bereiken.

Hoe ontstaat zo’n lus?

Een maillus wordt meestal veroorzaakt door tegenstrijdige instellingen. Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Circulaire doorstuurregels: mailbox A stuurt door naar mailbox B, en mailbox B stuurt (direct of via omwegen) weer terug naar mailbox A.

• Automatische meldingen: een (verkeerd geconfigureerde) autoresponder (bijv. een afwezigheidsbericht) antwoordt op een andere automatische e-mail, wat een eindeloze keten van antwoorden veroorzaakt.

• Foutieve aliassen: meerdere e-mailadressen zijn zó met elkaar gekoppeld dat het bericht in een cirkel wordt verzonden.

Wat kunt u nu doen?

Omdat zo’n lus de werking van de mailserver in gevaar brengt, wordt het verzenden automatisch gestopt. Controleer alstublieft de volgende punten:

1. Doorstuurregels controleren: kijk na of u of de ontvanger doorstuurregels heeft ingesteld die in een lus kunnen leiden.

2. Autoresponders: controleer of automatische antwoorden (afwezigheidsnotities) aan beide kanten tegelijk actief zijn.

Achtergrond: Zonder dit beveiligingsmechanisme zouden de betrokken mailservers proberen het bericht miljoenen keren te bezorgen, wat zou kunnen leiden tot een crash van de systemen of tot een volledige overbelasting van de mailboxen.

Die Annahme Ihrer E-Mail wurde verweigert, da die verwendete Absenderadresse als verdächtig eingestuft wird.

Was Sie jetzt tun können:

• Versandmenge prüfen: Falls Sie einen Newsletter oder Serienmails versenden, verteilen Sie den Versand idealerweise über einen längeren Zeitraum.

• Inhalt kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine typischen Spam-Merkmale aufweist.

• Wenn die vorangestellten Punkte eingehalten werden, wenden Sie sich auf alternativem an den Empfänger.

Die Annahme Ihrer E-Mail wurde verweigert, da die E-Mail die Sicherheitsprüfung DMARC nicht betsteht.

Warum erfolgt die Ablehnung?

Der Inhaber der Absenderdomain hat festgelegt, dass nur E-Mails zugestellt werden dürfen, deren Echtheit erfolgreich überprüft werden kann. Diese Überprüfung erfolgt über die Verfahren SPF und DKIM.

Was muss geändert werden?

• Stellen Sie sicher, dass die im SMTP-Versand verwendete Absenderadresse (Envelope-Absender) und die sichtbare Absenderadresse der E-Mail dieselbe Domain verwenden.

• Prüfen Sie, ob der SPF-Eintrag Ihrer Domain korrekt konfiguriert ist und den verwendeten Versandserver autorisiert.

• Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail mit einer gültigen DKIM-Signatur versehen wird und die DKIM-Domain mit der Absenderdomain übereinstimmt (DKIM-Alignment).

Om de veiligheid van onze systemen en een hoge bezorgsnelheid voor alle gebruikers te garanderen, controleert onze spamfilter uitgaande berichten op bepaalde kenmerken. Als uw e-mail is geblokkeerd, ligt dit vaak aan technische details die de reputatie van onze mailserver in gevaar kunnen brengen.

Mogelijke redenen voor blokkering:

• Opvallend zendgedrag: Vanaf uw adres zijn onlangs ongewoon veel berichten verzonden die als spam zijn aangemerkt.

• Inhoud: Uw e-mails hebben kenmerken die sterk lijken op eerdere spam-/phishing-e-mails.

Wat u nu kunt doen:

• Inhoud controleren: Zorg dat uw e-mail geen typische spamkenmerken bevat. Dit kunnen bv. misleidende URL’s in de tekst zijn of misleidende afzendernamen.

Wij vragen om begrip dat wij uit veiligheidsredenen geen gedetailleerd inzicht kunnen geven in onze filterlogica, om de bescherming tegen spam blijvend hoog te houden.