Komunikaty o błędach e-mail

Aby zapewnić bezpieczeństwo naszych systemów oraz wysoką skuteczność dostarczania dla wszystkich użytkowników, nasz filtr antyspamowy sprawdza wychodzące wiadomości pod kątem określonych cech. Jeśli Twoja wiadomość e-mail została zablokowana, często wynika to z technicznych szczegółów, które mogłyby zagrozić reputacji naszego serwera pocztowego.

Jak optymalizować swoją e-mail, aby zapewnić bezproblemową wysyłkę:

• Linia tematu: Używaj treściwego tematu. Nie zostawiaj go pustego ani nie zaczynaj/zakończaj go znakami specjalnymi, takimi jak ? lub !.

• Pola odbiorców: Zawsze wpisuj co najmniej jednego głównego odbiorcę w polu „Do” (To). Czyste wysyłki BCC często wyglądają na podejrzane w filtrach.

• Linki i URL: Linkuj w sposób przejrzysty. Nie używaj skracaczy URL i upewnij się, że wyświetlany tekst linku pasuje do rzeczywistego celu.

• Techniczna czystość: Zadbaj o poprawne wartości nagłówków (From, Reply-To itd.) zgodnie z powszechnymi standardami poczty e-mail (RFC). Przestarzałe programy pocztowe lub błędne konfiguracje w kliencie mogą powodować problemy.

• Higiena list: Obsługuj zwroty (Bounces) niezwłocznie i usuwaj nieprawidłowe adresy z dystrybutorów.

• Wskazówka do diagnozy błędów: Sprawdź kod źródłowy swojej e-mail (w webmailu kliknij prawym przyciskiem -> „Wyświetl kod źródłowy”), aby bezpośrednio zidentyfikować niezgodności techniczne.

Prosimy o zrozumienie, że ze względów bezpieczeństwa nie możemy udostępniać szczegółowych informacji o naszej logice filtrów, aby ochrona przed spamem była stale na wysokim poziomie.

Aby Twoje e-maile niezawodnie docierały, kluczowa jest czysta lista odbiorców. Gdy nasz system wykryje, że wiadomości są ponownie nie do dostarczenia, uruchamia się mechanizm ochronny.

Co się stało?

Co najmniej jeden z używanych przez Ciebie adresów odbiorcy już nie istnieje lub skrzynka odbiorcy jest trwale zablokowana. Aby chronić reputację Twojego dostępu (i naszych serwerów pocztowych), nasz system tymczasowo wstrzymał wysyłkę do tych konkretnych adresów.

Zalecamy następujące kroki:

• Sprawdź szczegóły: Otrzymasz od nas osobne powiadomienie (bouncemail). Tam dokładnie wypisane są dotknięte adresy e-mail.

• Wyczyść listę adresów: Prosimy usunąć te adresy z dystrybucji lub poprawić ewentualne literówki.

Dlaczego to ważne?

Ciągłe próby wysyłki na nieprawidłowe adresy sprawiają, że duzi dostawcy (tacy jak Gmail lub Outlook) ogólnie klasyfikują Twoje e-maile jako spam. Dzięki tymczasowemu zablokowaniu chronimy Twoją skuteczność dostarczania.

Nasz system tymczasowo wstrzymuje przyjmowanie wiadomości e-mail, gdy w bardzo krótkim oknie czasowym zostanie zarejestrowana niezwykle wysoka liczba wiadomości o podobnych cechach. Jest to ważny mechanizm ochronny przed zautomatyzowanym spamem i próbami phishingu.

Co możesz teraz zrobić:

• Krótka przerwa: Poczekaj kilka minut, zanim ponownie uruchomisz wysyłkę. W większości przypadków blokada sama się wyreguluje po krótkim czasie oczekiwania.

• Sprawdź ilość wysyłki: Jeśli wysyłasz newsletter lub wiadomości seryjne, najlepiej rozłóż wysyłkę w dłuższym okresie.

• Sprawdź treść: Upewnij się, że Twoja wiadomość e-mail nie ma typowych cech spamu.

Aby zapewnić bezpieczeństwo naszych systemów oraz wysoką skuteczność dostarczania dla wszystkich użytkowników, nasz filtr antyspamowy sprawdza wychodzące wiadomości pod kątem określonych cech. Jeśli Twoja wiadomość e-mail została zablokowana, często wynika to z technicznych szczegółów, które mogłyby zagrozić reputacji naszego serwera pocztowego.

Możliwe powody blokady:

• Podejrzane zachowanie nadawcy: W ostatnim czasie z Twojego adresu wysłano niezwykle wiele wiadomości, które zostały uznane za spam.

• Treść: Twoje wiadomości mają cechy, które są bardzo podobne do wcześniejszych wiadomości spamowych/phishingowych.

Jak zoptymalizować e-mail, aby zapewnić bezproblemową wysyłkę:

• Pole tematu: Użyj treściwego tematu. Unikaj pozostawiania go pustym lub rozpoczynania/kończenia go znakami specjalnymi, takimi jak ? lub !.

• Pola odbiorców: Zawsze wpisuj co najmniej jednego głównego odbiorcę w pole „An” (To). Czyste wysyłki BCC często wyglądają na podejrzane dla filtrów.

• Linki i URL: Linkuj w sposób przejrzysty. Nie używaj skracaczy URL i upewnij się, że wyświetlany tekst linku pasuje do faktycznego celu.

• Techniczna czystość: Zwracaj uwagę na poprawne wartości nagłówków (From, Reply-To itd.) zgodnie z powszechnymi standardami e-mail (RFC). Przestarzałe programy pocztowe lub błędne konfiguracje w kliencie mogą tu powodować problemy.

• Higiena list: Obsługuj zwroty (Bounces) niezwłocznie i usuwaj nieprawidłowe adresy z dystrybutorów.

Prosimy o wyrozumiałość, że ze względów bezpieczeństwa nie możemy udostępniać szczegółowych informacji o naszej logice filtrowania, aby ochrona przed spamem była stale na wysokim poziomie.

Aby zapewnić bezpieczeństwo naszych systemów oraz wysoką skuteczność dostarczania dla wszystkich użytkowników, nasz filtr antyspamowy sprawdza wychodzące wiadomości pod kątem określonych cech. Jeśli Twoja wiadomość e-mail została zablokowana, często wynika to z technicznych szczegółów, które mogłyby zagrozić reputacji naszego serwera pocztowego.

Możliwe powody zablokowania:

• Podejrzane zachowanie nadawcy: W ostatnim czasie z Twojego adresu wysłano niezwykle wiele wiadomości, które zostały sklasyfikowane jako spam.

• Treść: Twoje wiadomości mają cechy, które są bardzo podobne do wcześniejszych wiadomości spamowych/phishingowych.

Jak zoptymalizować e-mail, aby zapewnić bezproblemową wysyłkę:

• Linia tematu: Używaj jednoznacznego tematu. Unikaj pozostawiania go pustym lub rozpoczynania/zamykania go znakami specjalnymi, takimi jak ? lub !.

• Pola odbiorców: Zawsze wpisuj co najmniej jednego głównego odbiorcę w pole „An” (To). Czyste wysyłki BCC często wyglądają dla filtrów podejrzanie.

• Linki i URL: Linkuj w sposób przejrzysty. Nie używaj skracaczy URL i upewnij się, że wyświetlany tekst linku pasuje do faktycznego celu.

• Techniczna czystość: Zwracaj uwagę na poprawne wartości nagłówków (From, Reply-To itd.) zgodnie z powszechnymi standardami e-mail (RFC). Przestarzałe programy pocztowe lub błędne konfiguracje w kliencie mogą tu powodować problemy.

• Higiena list: Obsługuj zwroty (Bounces) niezwłocznie i usuwaj nieprawidłowe adresy z dystrybutorów.

Prosimy o wyrozumiałość, że ze względów bezpieczeństwa nie możemy udostępniać szczegółowych informacji o naszej logice filtrowania, aby ochrona przed spamem była stale na wysokim poziomie.

Nasz system zablokował wysyłkę wiadomości e-mail z bieżącego adresu IP. Dzieje się to automatycznie, aby zapobiec nadużyciom naszej infrastruktury.

Możliwe powody blokady IP:

• Podejrzane zachowanie podczas wysyłki: Z Państwa adresu IP wysłano ostatnio wyjątkowo dużo wiadomości, które zostały zaklasyfikowane jako spam.

• Ryzyko bezpieczeństwa na urządzeniach: Czasami komputery lub smartfony wysyłają w tle wiadomości niezauważenie (np. przez złośliwe oprogramowanie), co prowadzi do automatycznej blokady.

• Współdzielone adresy IP: Jeśli korzystacie Państwo z publicznego lub współdzielonego adresu IP, zachowanie innych użytkowników w tej samej sieci może wywołać blokadę.

Rekomendujemy następujące kroki:

• Wykonanie skanu wirusów: Dla bezpieczeństwa sprawdźcie Państwo swoje urządzenia pod kątem złośliwego oprogramowania, aby upewnić się, że nie doszło do nieautoryzowanego dostępu.

• Restart routera: Często wystarczy na chwilę odłączyć router od zasilania. Dzięki temu zwykle otrzymują Państwo nowy adres IP od swojego dostawcy internetu.

• Kontakt z pomocą techniczną: Jeśli problem nadal występuje, nasz zespół chętnie pomoże. Sprawdzimy sprawę indywidualnie i w razie potrzeby możemy ręcznie zdjąć blokadę.

Tło: Ten środek chroni nie tylko nasze serwery pocztowe przed trafieniem na listy blokad na całym świecie, ale także zabezpiecza Państwa konto przed nadużyciami ze strony osób trzecich.

Aby zapewnić niezawodne dostarczanie wiadomości systemowych, należy wysyłać je wyłącznie do prawidłowych odbiorców. Jeśli nasz system stwierdzi, że wiadomości nie mogą być dostarczone wielokrotnie, uruchamia się mechanizm ochronny.

Co się stało?

Co najmniej jeden z adresów e-mail odbiorców, których Państwo używają i które są wywoływane przez CronJoby, już nie istnieje lub skrzynka pocztowa odbiorcy jest trwale zablokowana. Aby chronić reputację Państwa dostępu (i naszych serwerów pocztowych), nasz system tymczasowo wstrzymał wysyłkę na te konkretne adresy.

Rekomendujemy następujące kroki:

• Sprawdź szczegóły: Otrzymają Państwo od nas osobne powiadomienie (Bouncemail). Tam dokładnie są wymienione dotknięte adresy e-mail. • Sprawdź CronJoby: Prosimy usunąć te adresy e-mail z ustawień CronJobów w KAS lub poprawić ewentualne literówki.

Dlaczego to jest ważne?

Ciągłe nieudane próby wysyłki na nieprawidłowe adresy e-mail powodują, że duzi dostawcy (tacy jak Gmail lub Outlook) ogólnie oznaczają Państwa e-maile jako spam. Dzięki tymczasowemu zablokowaniu chronimy Państwa skuteczność dostarczania.

Nie udało się dostarczyć Twojej wiadomości e-mail, ponieważ została wysłana przez serwer, który obecnie znajduje się na naszej wewnętrznej czarnej liście.

Dlaczego tak się stało?

To zablokowanie zwykle nie dotyczy Ciebie ani Twojego konkretnego adresu e-mail, lecz sieci Twojego dostawcy poczty (np. Microsoft Office 365 / Outlook). Jeśli przez określone zakresy adresów IP dostawcy wysyłane są masowo wiadomości typu spam lub phishing, musimy tymczasowo zablokować te obszary, aby chronić naszych klientów i własne systemy.

Co możesz zrobić teraz?

Ponieważ przyczyna leży w sieci Twojego dostawcy e-mail, nie mamy bezpośredniego wpływu na usunięcie blokady. Zalecamy przekazanie komunikatu o błędzie do jego wsparcia technicznego. To ono musi upewnić się, że nadużycia polegające na wysyłaniu wiadomości przez jego serwery zostały zatrzymane.

Nie udało się dostarczyć Twojej wiadomości e-mail, ponieważ używany przez Ciebie serwer wysyłkowy lub jego adres IP ma obecnie podejrzaną albo negatywną reputację. Nasz system tymczasowo ograniczył odbiór z tego serwera.

Dlaczego dostarczanie jest ograniczane?

To działanie uruchamia się automatycznie, gdy z określonego adresu IP w krótkim czasie rejestruje się duże natężenie niechcianych wiadomości e-mail (spam). Aby chronić naszych użytkowników przed zalewem spamu, z takich serwerów dopuszczamy tylko ściśle ograniczoną liczbę wiadomości e-mail w danym oknie czasowym. Ograniczenie ma też na celu dać legalnym nadawcom jeszcze szansę na dostarczenie wiadomości, podczas gdy wysyłka spamu jest skutecznie spowalniana.

Co możesz teraz zrobić?

Przyczyna oceny leży po stronie serwera wysyłkowego. Ręczne wyłączenie ograniczenia nie jest możliwe. • Cierpliwość: Ponieważ jest to tymczasowe ograniczenie, wiadomość często zostaje dostarczona z opóźnieniem, gdy tylko wolumen wysyłek z tego adresu IP spadnie. • Informuj dostawcę: Skontaktuj się ze swoim dostawcą poczty e-mail i przekaż mu komunikat o błędzie wraz z podanym adresem IP. • Sprawdź reputację: Twój dostawca musi zapewnić, że przez jego adresy IP nie jest wysyłany spam i że nie są one wpisane na publiczne czarne listy.

Dostarczenie wiadomości e-mail zostało opóźnione, ponieważ Twoja wiadomość e-mail nie przechodzi kontroli bezpieczeństwa DMARC.

Co dokładnie się tu dzieje?

Zamiast natychmiast i ostatecznie odrzucić wiadomość, nasz serwer prosi nadawczy serwer pocztowy, aby po krótkim czasie oczekiwania (ok. 15 minut) ponownie wysłał wiadomość.

Dlaczego to robimy?

• Rozróżnienie spamu: Prawdziwe, wiarygodne serwery pocztowe próbują automatycznie ponowić dostarczenie po krótkim czasie. Prymitywne skrypty spamowe zwykle rezygnują po pierwszej nieudanej próbie.

• Szansa na korektę: Dajemy nadawczemu systemowi możliwość zweryfikowania wysyłki. Jeśli wiadomość również przy następnym podejściu nie przejdzie testu DMARC, dla ochrony odbiorcy może zostać ostatecznie odrzucona (Rejected).

Co to oznacza dla Ciebie?

Wiadomość zostanie opóźniona przy pierwszej próbie z informacją „Greylisted due to DMARC policy failure”. Nie musisz nic robić, ponieważ Twój serwer pocztowy automatycznie próbuje ponownie dostarczyć wiadomość. Jeśli wiadomość zostanie przy następnym podejściu ostatecznie odrzucona, powinieneś skorygować ustawienia DMARC oraz SPF/DKIM.

Nasze systemy przerwały próbę doręczenia, ponieważ wiadomość trafiła w niekończącą się pętlę. Oznacza to, że wiadomość jest wielokrotnie przekazywana między różnymi serwerami pocztowymi lub skrzynkami odbiorczymi, wciąż „w kółko”, bez osiągnięcia ostatecznego celu.

Jak powstaje taka pętla?

Pętla pocztowa najczęściej jest wywoływana przez sprzeczne ustawienia. Częste przyczyny to:

• Cyrkularne przekierowania: skrzynka A przekazuje do skrzynki B, a skrzynka B (bezpośrednio lub przez pośrednie kroki) z powrotem do skrzynki A.

• Automatyczne odpowiedzi: (źle skonfigurowany) autoresponder (np. powiadomienie o nieobecności) odpowiada na inną automatyczną wiadomość e-mail, co uruchamia nieskończony łańcuch odpowiedzi.

• Błędne aliasy: kilka adresów e-mail jest ze sobą powiązanych w taki sposób, że wiadomość jest wysyłana w kółko.

Co możesz teraz zrobić?

Ponieważ taka pętla zagraża działaniu serwera pocztowego, wysyłka jest automatycznie wstrzymywana. Prosimy sprawdzić następujące punkty:

1. Sprawdź przekierowania: Sprawdź, czy Ty lub odbiorca skonfigurowaliście przekierowania, które mogłyby prowadzić w pętli.

2. Autoresponder: Sprawdź, czy automatyczne odpowiedzi (powiadomienia o nieobecności) są jednocześnie aktywne po obu stronach.

Tło: Bez tego mechanizmu ochronnego zaangażowane serwery pocztowe próbowałyby dostarczyć wiadomość miliony razy, co doprowadziłoby do awarii systemów lub do całkowitego przepełnienia skrzynek pocztowych.

Die Annahme Ihrer E-Mail wurde verweigert, da die verwendete Absenderadresse als verdächtig eingestuft wird.

Was Sie jetzt tun können:

• Versandmenge prüfen: Falls Sie einen Newsletter oder Serienmails versenden, verteilen Sie den Versand idealerweise über einen längeren Zeitraum.

• Inhalt kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine typischen Spam-Merkmale aufweist.

• Wenn die vorangestellten Punkte eingehalten werden, wenden Sie sich auf alternativem an den Empfänger.

Die Annahme Ihrer E-Mail wurde verweigert, da die E-Mail die Sicherheitsprüfung DMARC nicht betsteht.

Warum erfolgt die Ablehnung?

Der Inhaber der Absenderdomain hat festgelegt, dass nur E-Mails zugestellt werden dürfen, deren Echtheit erfolgreich überprüft werden kann. Diese Überprüfung erfolgt über die Verfahren SPF und DKIM.

Was muss geändert werden?

• Stellen Sie sicher, dass die im SMTP-Versand verwendete Absenderadresse (Envelope-Absender) und die sichtbare Absenderadresse der E-Mail dieselbe Domain verwenden.

• Prüfen Sie, ob der SPF-Eintrag Ihrer Domain korrekt konfiguriert ist und den verwendeten Versandserver autorisiert.

• Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail mit einer gültigen DKIM-Signatur versehen wird und die DKIM-Domain mit der Absenderdomain übereinstimmt (DKIM-Alignment).

Aby zapewnić bezpieczeństwo naszych systemów oraz wysoką skuteczność dostarczania dla wszystkich użytkowników, nasz filtr antyspamowy sprawdza wychodzące wiadomości pod kątem określonych cech. Jeśli Twoja wiadomość e-mail została zablokowana, zwykle wynika to z technicznych szczegółów, które mogłyby zagrozić reputacji naszego serwera pocztowego.

Możliwe powody blokady:

• Podejrzane zachowanie nadawcy: Z Twojego adresu w ostatnim czasie wysłano niezwykle wiele wiadomości, które zostały uznane za spam.

• Treść: Twoje wiadomości mają cechy, które są bardzo podobne do wcześniejszych wiadomości spamowych/phishingowych.

Co możesz teraz zrobić:

• Sprawdź treść: Upewnij się, że Twoja wiadomość e-mail nie zawiera typowych cech spamu. Mogą to np. mylące adresy URL w treści lub wprowadzające w błąd nazwy nadawców.

Prosimy o zrozumienie, że ze względów bezpieczeństwa nie możemy udostępniać szczegółowych informacji na temat działania naszego mechanizmu filtrującego, aby ochrona przed spamem była stale na wysokim poziomie.