E-Mail-Fehlermeldungen

Um die Sicherheit unserer Systeme und eine hohe Zustellrate für alle Nutzer zu gewährleisten, prüft unser Spamfilter ausgehende Nachrichten auf bestimmte Merkmale. Falls Ihre E-Mail blockiert wurde, liegt dies oft an technischen Details, die den Ruf unseres Mailservers gefährden könnten.

So optimieren Sie Ihre E-Mail für einen reibungslosen Versand:

• Betreffzeile: Nutzen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Vermeiden Sie es, diesen leer zu lassen oder mit Sonderzeichen wie ? oder ! zu beginnen/beenden.

• Empfänger-Felder: Tragen Sie immer mindestens einen Hauptempfänger in das „An“ (To)-Feld ein. Reine BCC-Mailings wirken auf Filter oft verdächtig.

• Links & URLs: Verlinken Sie transparent. Nutzen Sie keine URL-Shortener und achten Sie darauf, dass der angezeigte Linktext zum tatsächlichen Ziel passt.

• Technische Sauberkeit: Achten Sie auf korrekte Header-Werte (From, Reply-To etc.) nach gängigen E-Mail-Standards (RFC). Veraltete E-Mail-Programme oder Fehlkonfigurationen im Client können hier Probleme verursachen.

• Listen-Hygiene: Bearbeiten Sie Rückläufer (Bounces) umgehend und entfernen Sie ungültige Adressen aus Ihren Verteilern.

• Tipp zur Fehlersuche: Schauen Sie sich den Quellcode Ihrer E-Mail an (im Webmail per Rechtsklick -> „Quelltext anzeigen“), um technische Unstimmigkeiten direkt zu identifizieren.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus Sicherheitsgründen keine detaillierten Einblicke in unsere Filterlogik geben können, um den Schutz vor Spam dauerhaft hochzuhalten.

Damit Ihre E-Mails zuverlässig ankommen, ist eine saubere Empfängerliste entscheidend. Wenn unser System feststellt, dass Nachrichten wiederholt nicht zugestellt werden können, greift ein Schutzmechanismus.

Was ist passiert?

Mindestens eine der von Ihnen verwendeten Empfänger-Adressen existiert nicht mehr oder das Postfach des Empfängers ist dauerhaft gesperrt. Um die Reputation Ihres Zugangs (und unserer Mailserver) zu schützen, hat unser System den Versand an diese spezifischen Adressen vorübergehend unterbrochen.

Wir empfehlen folgende Schritte:

• Details prüfen: Sie erhalten von uns eine separate Benachrichtigung (Bouncemail). Dort sind die betroffenen E-Mail-Adressen genau aufgelistet.

• Adressliste bereinigen: Bitte entfernen Sie diese Adressen aus Ihrem Verteiler oder korrigieren Sie eventuelle Tippfehler.

Warum ist das wichtig?

Ständige Fehlversuche an ungültige Adressen führen dazu, dass große Anbieter (wie Gmail oder Outlook) Ihre E-Mails generell als Spam einstufen. Durch die vorübergehende Sperre schützen wir Ihre Zustellrate.

Unser System stoppt die Annahme von E-Mails kurzzeitig, wenn innerhalb eines sehr kleinen Zeitfensters eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Nachrichten mit ähnlichen Merkmalen registriert wird. Dies ist ein wichtiger Schutzmechanismus gegen automatisierten Spam und Phishing-Versuche.

Was Sie jetzt tun können:

• Kurze Pause: Bitte warten Sie einige Minuten, bevor Sie den Versand erneut starten. In den meisten Fällen reguliert sich die Sperre nach einer kurzen Wartezeit von selbst.

• Versandmenge prüfen: Falls Sie einen Newsletter oder Serienmails versenden, verteilen Sie den Versand idealerweise über einen längeren Zeitraum.

• Inhalt kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine typischen Spam-Merkmale aufweist.

Um die Sicherheit unserer Systeme und eine hohe Zustellrate für alle Nutzer zu gewährleisten, prüft unser Spamfilter ausgehende Nachrichten auf bestimmte Merkmale. Falls Ihre E-Mail blockiert wurde, liegt dies oft an technischen Details, die den Ruf unseres Mailservers gefährden könnten.

Mögliche Gründe für die Blockierung:

• Auffälliges Sendeverhalten: Von Ihrer Adresse wurden vor Kurzem ungewöhnlich viele Nachrichten versendet, die als Spam eingestuft wurden.

• Inhalt: Ihre Mails haben Merkmale, welche vergangenen Spam-/Phishing-Mails sehr ähnlich sind.

Was Sie jetzt tun können:

• Inhalt kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine typischen Spam-Merkmale aufweist. Dies können bspw. täuschende URLs im Text oder irreführende Absendernamen sein.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus Sicherheitsgründen keine detaillierten Einblicke in unsere Filterlogik geben können, um den Schutz vor Spam dauerhaft hochzuhalten.

Um die Sicherheit unserer Systeme und eine hohe Zustellrate für alle Nutzer zu gewährleisten, prüft unser Spamfilter ausgehende Nachrichten auf bestimmte Merkmale. Falls Ihre E-Mail blockiert wurde, liegt dies oft an technischen Details, die den Ruf unseres Mailservers gefährden könnten.

Mögliche Gründe für die Blockierung:

• Auffälliges Sendeverhalten: Von Ihrer Adresse wurden vor Kurzem ungewöhnlich viele Nachrichten versendet, die als Spam eingestuft wurden.

• Inhalt: Ihre Mails haben Merkmale, welche vergangenen Spam-/Phishing-Mails sehr ähnlich sind.

So optimieren Sie Ihre E-Mail für einen reibungslosen Versand:

• Betreffzeile: Nutzen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Vermeiden Sie es, diesen leer zu lassen oder mit Sonderzeichen wie ? oder ! zu beginnen/beenden.

• Empfänger-Felder: Tragen Sie immer mindestens einen Hauptempfänger in das „An“ (To)-Feld ein. Reine BCC-Mailings wirken auf Filter oft verdächtig.

• Links & URLs: Verlinken Sie transparent. Nutzen Sie keine URL-Shortener und achten Sie darauf, dass der angezeigte Linktext zum tatsächlichen Ziel passt.

• Technische Sauberkeit: Achten Sie auf korrekte Header-Werte (From, Reply-To etc.) nach gängigen E-Mail-Standards (RFC). Veraltete E-Mail-Programme oder Fehlkonfigurationen im Client können hier Probleme verursachen.

• Listen-Hygiene: Bearbeiten Sie Rückläufer (Bounces) umgehend und entfernen Sie ungültige Adressen aus Ihren Verteilern.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus Sicherheitsgründen keine detaillierten Einblicke in unsere Filterlogik geben können, um den Schutz vor Spam dauerhaft hochzuhalten.

Um die Sicherheit unserer Systeme und eine hohe Zustellrate für alle Nutzer zu gewährleisten, prüft unser Spamfilter ausgehende Nachrichten auf bestimmte Merkmale. Falls Ihre E-Mail blockiert wurde, liegt dies oft an technischen Details, die den Ruf unseres Mailservers gefährden könnten.

Mögliche Gründe für die Blockierung:

• Auffälliges Sendeverhalten: Von Ihrer Adresse wurden vor Kurzem ungewöhnlich viele Nachrichten versendet, die als Spam eingestuft wurden.

• Inhalt: Ihre Mails haben Merkmale, welche vergangenen Spam-/Phishing-Mails sehr ähnlich sind.

So optimieren Sie Ihre E-Mail für einen reibungslosen Versand:

• Betreffzeile: Nutzen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Vermeiden Sie es, diesen leer zu lassen oder mit Sonderzeichen wie ? oder ! zu beginnen/beenden.

• Empfänger-Felder: Tragen Sie immer mindestens einen Hauptempfänger in das „An“ (To)-Feld ein. Reine BCC-Mailings wirken auf Filter oft verdächtig.

• Links & URLs: Verlinken Sie transparent. Nutzen Sie keine URL-Shortener und achten Sie darauf, dass der angezeigte Linktext zum tatsächlichen Ziel passt.

• Technische Sauberkeit: Achten Sie auf korrekte Header-Werte (From, Reply-To etc.) nach gängigen E-Mail-Standards (RFC). Veraltete E-Mail-Programme oder Fehlkonfigurationen im Client können hier Probleme verursachen.

• Listen-Hygiene: Bearbeiten Sie Rückläufer (Bounces) umgehend und entfernen Sie ungültige Adressen aus Ihren Verteilern.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus Sicherheitsgründen keine detaillierten Einblicke in unsere Filterlogik geben können, um den Schutz vor Spam dauerhaft hochzuhalten.

Unser System hat den E-Mail-Versand von Ihrer aktuellen IP-Adresse unterbunden. Dies geschieht automatisiert, um den Missbrauch unserer Infrastruktur zu verhindern.

Mögliche Gründe für eine IP-Sperre:

• Auffälliges Sendeverhalten: Von Ihrer IP-Adresse wurden vor Kurzem ungewöhnlich viele Nachrichten versendet, die als Spam eingestuft wurden.

• Sicherheitsrisiko auf Endgeräten: Manchmal versenden Computer oder Smartphones im Hintergrund unbemerkt Nachrichten (z. B. durch Schadsoftware), was zu einer automatischen Sperre führt.

• Geteilte IP-Adressen: Falls Sie eine öffentliche oder geteilte IP-Adresse nutzen, kann das Verhalten anderer Nutzer im selben Netzwerk die Sperre ausgelöst haben.

Wir empfehlen folgende Schritte:

• Virenscan durchführen: Prüfen Sie Ihre Geräte sicherheitshalber auf Schadsoftware, um sicherzustellen, dass kein unbefugter Zugriff vorliegt.

• Router-Neustart: Oft hilft es bereits, den Internetrouter kurz vom Strom zu trennen. Dadurch erhalten Sie in der Regel eine neue IP-Adresse von Ihrem Internetanbieter.

• Support kontaktieren: Falls das Problem weiterhin besteht, steht Ihnen unser Team gerne zur Seite. Wir prüfen den Fall individuell und können die Sperre gegebenenfalls manuell aufheben.

Hintergrund: Diese Maßnahme schützt nicht nur unsere Mailserver davor, weltweit auf Sperrlisten zu landen, sondern sichert auch Ihren Account vor einer missbräuchlichen Nutzung durch Dritte.

Um sicherzustellen, dass Systemmails zuverlässig ankommen, sollten diese nur an gültige Empfänger gesendet werden. Wenn unser System feststellt, dass Nachrichten wiederholt nicht zugestellt werden können, greift ein Schutzmechanismus.

Was ist passiert?

Mindestens eine der von Ihnen verwendeten Empfänger-Adressen für E-Mails, welche von CronJobs ausgelöst werden, existiert nicht mehr oder das Postfach des Empfängers ist dauerhaft gesperrt. Um die Reputation Ihres Zugangs (und unserer Mailserver) zu schützen, hat unser System den Versand an diese spezifischen Adressen vorübergehend unterbrochen.

Wir empfehlen folgende Schritte:

• Details prüfen: Sie erhalten von uns eine separate Benachrichtigung (Bouncemail). Dort sind die betroffenen E-Mail-Adressen genau aufgelistet.

• CronJobs prüfen: Bitte entfernen Sie diese E-Mail-Adressen aus den Einstellungen Ihrer CronJobs im KAS oder korrigieren Sie eventuelle Tippfehler.

Warum ist das wichtig?

Ständige Fehlversuche an ungültige E-Mail-Adressen führen dazu, dass große Anbieter (wie Gmail oder Outlook) Ihre E-Mails generell als Spam einstufen. Durch die vorübergehende Sperre schützen wir Ihre Zustellrate.

Ihre E-Mail konnte nicht zugestellt werden, da die Nachricht über einen Server versendet wurde, der sich aktuell auf unserer internen Blacklist befindet.

Warum ist das passiert?

Diese Sperre betrifft meist nicht Sie persönlich oder Ihre spezifische E-Mail-Adresse, sondern das Netzwerk Ihres E-Mail-Anbieters (z. B. Microsoft Office 365 / Outlook). Wenn über bestimmte IP-Adressbereiche des Anbieters massenhaft Spam- oder Phishing-Mails versendet werden, müssen wir diese Bereiche vorübergehend blockieren, um unsere eigenen Kunden und Systeme zu schützen.

Was können Sie jetzt tun?

Da die Ursache im Netzwerk Ihres E-Mail-Anbieters liegt, haben wir keinen direkten Einfluss auf die Behebung der Sperre. Wir empfehlen, die Fehlermeldung an dessen technischen Support weiterzuleiten. Dieser muss sicherstellen, dass der missbräuchliche Versand über seine Server gestoppt wird.

Ihre E-Mail konnte nicht zugestellt werden, da der von Ihnen genutzte Versand-Server bzw. dessen IP aktuell eine auffällige oder negative Reputation aufweist. Unser System hat den Empfang von diesem Server daher vorübergehend gedrosselt.

Warum wird die Zustellung begrenzt?

Diese Maßnahme greift automatisch, wenn von einer bestimmten IP-Adresse innerhalb kurzer Zeit ein hohes Aufkommen an unerwünschten E-Mails (Spam) registriert wird. Um unsere Nutzer vor einer Flut an Spam-Mails zu schützen, lassen wir von solchen Servern nur eine stark begrenzte Anzahl an E-Mails in einem gewissen Zeitfenster zu. Eine Drosselung dient auch dazu, legitimen Absendern noch eine Chance zur Zustellung zu geben, während Spam-Versand effektiv ausgebremst wird.

Was können Sie jetzt tun?

Die Ursache für die Bewertung liegt beim Versand-Server. Eine manuelle Aufhebung der Drosselung ist nicht möglich.

• Geduld: Da es sich um eine vorübergehende Drosselung handelt, wird die Mail oft mit Zeitverzögerung zugestellt, sobald das Versandvolumen von dieser IP wieder sinkt.

• Provider informieren: Kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Anbieter und übermitteln Sie die Fehlermeldung inklusive der genannten IP-Adresse.

• Reputation prüfen: Ihr Anbieter muss sicherstellen, dass über seine IP-Adressen kein Spam versendet wird und diese nicht auf öffentlichen Blacklists gelistet sind.

Die E-Mail-Zustellung wurde verzögert, da Ihre E-Mail die Sicherheitsprüfung DMARC nicht besteht.

Was passiert hier genau?

Statt die E-Mail sofort endgültig abzulehnen, bittet unser Server den absendenden Mailserver, die Nachricht nach einer kurzen Wartezeit (ca. 15 Minuten) erneut zu senden.

Warum machen wir das?

• Unterscheidung von Spam: Echte, seriöse Mailserver versuchen die Zustellung automatisch nach kurzer Zeit erneut. Primitive Spam-Skripte geben nach dem ersten Fehlversuch meist auf.

• Chance zur Korrektur: Wir geben dem absendenden System die Möglichkeit, den Versand zu verifizieren. Besteht die E-Mail auch beim nächsten Versuch die DMARC-Prüfung nicht, kann sie zum Schutz des Empfängers endgültig abgelehnt (Rejected) werden.

Was bedeutet das für Sie?

Die Nachricht wird beim ersten Versuch mit dem Hinweis „Greylisted due to DMARC policy failure“ verzögert. Sie müssen nicht aktiv werden, da Ihr Mailserver automatisch versucht, die E-Mail erneut zuzustellen. Sollte die E-Mail beim nächsten Zustellversuch endgültig abgelehnt werden, sollten Sie Ihre Einstellungen zu DMARC und SPF/DKIM korrigieren.

Unsere Systeme haben den Zustellversuch abgebrochen, weil die E-Mail in eine Endlosschleife geraten ist. Das bedeutet, dass die Nachricht zwischen verschiedenen Mailservern oder Postfächern immer wieder hin- und hergeschickt wird, ohne ihr Ziel endgültig zu erreichen.

Wie entsteht so eine Schleife?

Ein Mailloop wird meist durch sich widersprechende Einstellungen ausgelöst. Häufige Ursachen sind:

• Zirkuläre Weiterleitungen: Postfach A leitet an Postfach B weiter, und Postfach B leitet (direkt oder über Umwege) wieder zurück an Postfach A.

• Automatische Antworten: Ein (falsch konfigurierter) Autoresponder (z. B. eine Abwesenheitsnotiz) antwortet auf eine andere automatische E-Mail, was eine endlose Kette an Antworten auslöst.

• Fehlerhafte Aliase: Mehrere E-Mail-Adressen sind so miteinander verknüpft, dass die Nachricht im Kreis gesendet wird.

Was können Sie jetzt tun?

Da eine solche Schleife die Funktion des Mailservers gefährdet, wird der Versand automatisch gestoppt. Bitte prüfen Sie folgende Punkte:

1. Weiterleitungen prüfen: Kontrollieren Sie, ob Sie oder der Empfänger Weiterleitungen eingerichtet haben, die im Kreis führen könnten.

2. Autoresponder: Prüfen Sie, ob automatische Antworten (Abwesenheitsnotizen) auf beiden Seiten gleichzeitig aktiv sind.

Hintergrund: Ohne diesen Schutzmechanismus würden die beteiligten Mailserver versuchen, die Nachricht millionenfach zuzustellen, was zum Absturz der Systeme oder zur vollständigen Überfüllung der Postfächer führen würde.